Hỏi - Đáp

Xin chuyên gia cho biết một số biện pháp giúp doanh nghiệp phát triển và sử dụng hiệu quả sức sáng tạo của người lao động?

Trả  lời: 

Sáng tạo là công cụ uy lực giúp giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và là yếu tố quyết định thành công. Sau đây là một số biện pháp giúp doanh nghiệp phát triển và sử dụng hiệu quả sức sáng tạo:

- Khơi nguồn đam mê: Với một đội ngũ nhân viên giàu nhiệt huyết, công ty bạn sẽ đạt được bất kỳ thành tựu nào đã đặt ra. Nếu không có niềm vui và đam mê công việc, nhân viên của bạn chẳng khác nào những robot làm việc vô hồn. Tuy nhiên, chỉ có đam mê thôi thì chưa đủ, điều cốt yếu là phải hướng đam mê đó tới một mục đích nhất định. Mục tiêu càng lớn, càng có ý nghĩa thì càng truyền được lửa cho nhân viên.

- Khen ngợi các ý tưởng mới: Khuyến khích sự sáng tạo không đồng nghĩa với việc thưởng tiền cho các sáng kiến. Khen thưởng chỉ là bước khởi đầu, về lâu dài, cơ hội nghề nghiệp và sự công nhận (của lãnh đạo, đồng nghiệp, khách hàng) mới là động lực thúc đẩy nhân viên phát huy khả năng sáng tạo. Bên cạnh đó, một môi trường làm việc thuận lợi mới chính là phần thưởng lớn nhất cho nhân viên của bạn.

- Trao quyền chủ động cho nhân viên: Trao quyền tự chủ cũng đồng nghĩa với củng cố lòng tin giữa sếp và nhân viên, tăng sự tự tin, tính tự lập cho nhân viên. Điều này cũng góp phần minh bạch hóa trách nhiệm giữa các bộ phận trong công ty, giữa nhân viên và sếp.

- Đa dạng hóa môi trường làm việc: Sự đa dạng về kinh nghiệm làm việc, tôn giáo, quốc tịch, sở thích, quan điểm chính trị, chủng tộc, tuổi tác, sở thích tạo ra một môi trường năng động thúc đẩy mọi người làm quen, hội nhập với cái mới, dễ dàng chấp nhận những khác biệt. Công ty bạn có thể xem xét việc xây dựng một chương trình cho phép nhân viên dành ba tháng thực sự làm việc trong các bộ phận khác nhau ngoài chuyên môn chính của mình. Những trải nghiệm này sẽ tiếp thêm nhiên liệu cho sự sáng tạo. Sự gặp gỡ của những quan điểm và kinh nghiệm khác nhau sẽ hình thành những ý tưởng mới. Giải pháp này vừa tạo cơ hội cho nhân viên phát huy sức sáng tạo, đồng thời củng cố các mối quan hệ, tạo ra môi trường làm việc cởi mở, thoải mái dù có nhiều khác biệt.

Trích tài liệu nghiên cứu "Bí quyết lãnh đạo – kỹ năng lãnh đạo", tác giả Charles A. Krugel, luật sư kiêm chuyên gia tư vấn nhân sự cho các doanh nghiệp tại Mỹ.

Hôm nay giải quyết xong công việc, tôi quyết định về đúng giờ. Khi đi ngang qua bàn một đồng nghiệp, anh ta nói khá to: “Ồ, lại về sớm nữa à?”, trong khi mọi ngày tôi thường rời công sở muộn. Điều này khiến tôi rất bực. Tôi nên ứng xử với đồng nghiệp này như thế nào?

Trả  lời: 

Trong cuộc sống có trường hợp không thể vòng vo, bóng gió, tế nhị mà phải bày tỏ quan điểm, thái độ của mình một cách thẳng thắn, kiên quyết. Lúc đó phải diễn đạt vào thẳng nội dung chính của vấn đề để biểu hiện ý chí và lòng tin ở bản thân. Đối với những vấn đề then chốt không nên tỏ ra quá cân nhắc, đắn đo làm cho người nghe cảm thấy thiếu tin tưởng, do dự.

Trong trường hợp này của bạn nên chấm dứt câu chuyện và cho thấy bạn chẳng lúng túng gì, theo bà Marie McIntyre, tác giả cuốn Secrets to Winning at Office Politics (tạm dịch: Bí mật chiến thắng nơi công sở).  Hãy trả lời lịch sự và ngắn gọn: “Vâng, tôi làm xong việc hết rồi. Chào nhé!”.

Đồng thời, nếu thường ngày, bạn đã xây dựng cho mình một thái độ làm việc nghiêm túc và mang lại những kết quả khá khả quan thì tại sao lại không thể về đúng giờ hoặc về sớm 5-10 phút một hôm?

Chúc bạn giao tiếp thẳng thắn và thành công!

Trích sách Secrets to Winning at Office Politics (Bí mật chiến thắng nơi công sở) của doanh nhân Marie McIntyre, do Nhà xuất bản Trẻ phát hành năm 2014.

Tôi đang phàn nàn với đồng nghiệp về dự án gần đây sếp giao cho tôi quá khó và thời gian lại gấp gáp, thình lình sếp xuất hiện... Tôi cần phải làm gì trong tình huống này, thưa chuyên gia?

Trả  lời: 

Dù sếp không đến và hỏi thẳng bạn về những lời phàn nàn vừa rồi, nhưng điều đó cũng không có nghĩa là sếp không nghe thấy những lời bạn đã nói. Vì thế, cách tốt nhất lúc này là bạn hãy nhanh chóng chuyển chủ đề và hướng đồng nghiệp của mình vào chủ đề khác.

Hãy nhớ là đừng bao giờ nhắc đến những lời phàn nàn đó với bất kỳ ai trong thời gian tới. Ít nhất cũng phải để sếp quên đi những điều khó chịu đã nghe thấy và không khuấy động đến công việc hiện tại của bạn.

Bạn cũng nên chú ý những nguyên tắc vàng sau đây:

• Cách tốt nhất để tránh những tình huống khó xử là hãy thận trọng trước mọi tình huống xảy ra bằng cách thể hiện bạn là người có trách nhiệm với công việc của chính mình. Trước khi phàn nàn, bạn nên cố gắng trước.
• Nếu thấy đã cố gắng nhưng công việc vẫn quá tải hoặc có những khúc mắc khó giải quyết, bạn cần khéo léo trao đổi cùng với sếp và trình bày nguyện vọng của mình thay vì đi phàn nàn với đồng nghiệp, bởi khi tới tai sếp, câu chuyện có thể bị “tam sao thất bản” và gây cái nhìn thiếu thiện cảm từ sếp dành cho bạn.

Chúc bạn thành công!

Trích sách "11 bí quyết giao tiếp thành công", tác giả M.T.Lederman, Nhà xuất bản Lao động – Xã hội phát hành năm 2010.

Tôi thay mặt Công ty đứng ra cam kết với khách hàng, nhưng lại không thực hiện được hết những điều đã cam kết. Việc thất hứa này khiến khách hàng khá bức xúc... Xin chuyên gia cho biết tôi nên ứng xử như thế nào trong tình huống này?

Trả  lời: 

Trước tiên, bạn cần đánh giá mức độ nghiêm trọng của sự việc trước khi gặp khách hàng hoặc sếp của bạn, nhưng phải đảm bảo rằng họ nghe thông tin không hoàn thành công việc/lời cam kết đó từ bạn, chứ không phải là một ai khác.

Nếu khách hàng tức giận hay nổi xung chỉ bởi họ cảm thấy bị tổn thương hay bị lừa dối theo một cách nào đó, thì những gì bạn cần làm là hãy để khách hàng trút hết mọi nỗi tức giận, tập trung lắng nghe và tìm hiểu xem còn nguyên nhân nào khác khiến khách hàng bức xúc.

Đồng thời, vì đã không thể hoàn thành như lời đã hứa với khách hàng, bạn cần nhận trách nhiệm về mình và không che giấu khuyết điểm. Tập trung vào việc sửa sai và theo dõi cẩn thận, kỹ lưỡng công việc này hơn. Mặt khác, cần đưa ra một tiến độ khác để hoàn thành công việc và thêm một vài điều khoản có lợi cho khách hàng. Làm mọi cách để cho khách hàng cùng tham gia giải quyết vấn đề, như vậy bạn sẽ có thể cứu vãn được mối quan hệ trong kinh doanh.

Chúc bạn giao tiếp thành công!

Chuyên gia Võ Bá Đức, nguyên giảng viên môn Văn hóa ứng xử và giao tiếp - Trường Nghiệp vụ du lịch và khách sạn TP. Hồ Chí Minh.

Môi trường làm việc tại đơn vị tôi khá căng thẳng, công việc nhiều, nhân lực lại thiếu. Tuy mọi người rất cố gắng nhưng gần đây tôi thấy nhân viên của mình thường xuyên ở tình trạng căng thẳng, mệt mỏi. Là lãnh đạo, tôi nên làm gì để giải quyết vấn đề này?

Trả  lời: 

Mặc dù tốc độ hay cường độ làm việc khó có thể thay đổi một sớm một chiều, nhưng theo những nghiên cứu mới đây cho thấy có một số loại hoạt động sau đây phát triển có thể xây dựng năng lực phục hồi cho nhân viên mà bạn nên áp dụng:

- Học tập những bài học thực tế và khuyến khích sống khỏe: Bạn nên khuyến khích nhân viên của mình nghỉ ngơi, thư giãn khoa học giúp phục hồi năng lượng cơ thể; khuyến khích mọi người dành thời gian tập thể dục hay các hoạt động đổi mới bản thân khác; hay thêm những khoảng thời gian rảnh vào lịch của nhân viên để mọi người làm việc linh hoạt và ở mức độ kiểm soát được.

- Cho phép các thành viên có thời gian tránh xa công việc: Ngay cả các vận động viên tốt nhất cũng được yêu cầu phải nghỉ ngơi và hồi phục năng lượng. Vì thế, hãy luôn mong đợi thành viên trong đơn vị bạn (và cả chính bản thân) phải hòa mình vào công việc khi trên văn phòng; và trao đổi rõ ràng không làm việc khi ngoài giờ. Ví dụ: không email sau 8 giờ tối hay vào cuối tuần.

- Nhấn mạnh “làm một việc một lúc” để nâng cao khả năng tập trung: Những nhà quản lý nên khuyến khích điều này bằng cách giúp các thành viên nhóm tập trung ưu tiên một việc một lúc một cách rõ ràng, xác định những mốc thành tựu để không bị trùng lặp, và nên tránh những sai lầm khi làm những việc quan trọng khi tiến độ gấp gáp.

- Tìm cách nâng cao hiệu suất trong chính thời gian làm việc: Không quan trọng số giờ mà nhân viên làm, mà giá trị họ đem lại trong những giờ làm việc đó. Đừng lo lắng xem nhân viên bạn dành bao nhiêu giờ ngồi làm việc, mà hãy bắt đầu nghĩ cách làm thế nào giúp đỡ nhân viên thiết kế lịch trình ngày làm việc để “anh ta thực sự làm việc trong giờ làm”.

- Tập cách cảm thông và thể hiện lòng thương cảm: Sự thấu hiểu và cảm thông sẽ giúp cải thiện đáng kể hiệu năng lao động, tương tác của nhân viên. Ngoài ra, các nhà lãnh đạo còn cần phải thể hiện lòng thương cảm để hiểu được động lực, hi vọng và những khó khăn của nhân viên nhằm tạo ra những phương pháp hỗ trợ cho phép nhân viên hoàn thành tốt nhất công việc trong khả năng của họ.

Trích tài liệu nghiên cứu "Bí quyết lãnh đạo – kỹ năng lãnh đạo", tác giả Charles A. Krugel, luật sư kiêm chuyên gia tư vấn nhân sự cho các doanh nghiệp tại Mỹ.

Tôi đã không chuẩn bị kỹ cho cuộc họp nên khi được đề nghị đưa ra ý kiến, tôi không biết trả lời ra sao vì chưa nghiên cứu về vấn đề này. Tôi cần phải làm gì trong tình huống này, thưa chuyên gia?

Trả  lời: 

 “Đây thật sự là một vấn đề hay. Tôi sẽ nghiên cứu kỹ hơn nữa và sẽ trả lời các bạn”. Với câu trả lời này, bạn sẽ có thêm thời gian suy nghĩ và mọi người sẽ cảm thấy bạn thật sự quan tâm đến những điều họ nói. Nếu bạn không chọn cách giải quyết này, hãy xin lỗi mọi người vì bạn đã không có sự chuẩn bị trước, không nên đưa ra những lời giải thích. Sau đó, hãy gửi những thông tin phản hồi của bạn qua email hoặc gọi điện…

Bạn cũng nên chú ý những nguyên tắc vàng sau đây:

• Cho dù là vấn đề bạn được hỏi, được chất vấn trong cuộc họp có nghiêm trọng như thế nào đi chăng nữa thì bạn cũng cần phải có trách nhiệm và giải quyết vấn đề triệt để. Nhanh chóng chuẩn bị những giải pháp và không đổ lỗi cho người khác.
• Cách tốt nhất để tránh những tình huống khó xử là hãy thận trọng trước mọi tình huống xảy ra bằng cách thể hiện bạn là người có trách nhiệm và chính trực.

Chúc bạn thành công!

Trích sách "11 bí quyết giao tiếp thành công", tác giả M.T.Lederman, Nhà xuất bản Lao động – Xã hội phát hành năm 2010.

Tôi vừa có một cuộc khẩu chiến với đồng nghiệp tại văn phòng. Lúc ấy cũng có vài đồng nghiệp khác ngồi xung quanh. Trong lúc thiếu bình tĩnh, tôi đã nói những lời lẽ không hay. Giờ đây khi bình tĩnh lại, tôi thấy hối tiếc vì đã để sự việc đi quá xa. Xin chuyên gia cho biết tôi nên xử sự như thế nào trong tình huống này?

Trả  lời: 

Trong tình huống này, dù không biết bạn và đồng nghiệp xích mích do nguyên nhân gì, nhưng khi bạn đã to tiếng và “lỡ lời” với anh/cô ấy trước sự chứng kiến của nhiều người khác, bạn nên xin lỗi người đồng nghiệp đó, cấp trên và những người đồng nghiệp xung quanh. Hành động xin lỗi phải thật tình, không thể hiện sự tức tối, thù địch. Chú ý đến những hành vi ngôn ngữ của bạn và biểu hiện sự ăn năn, hối lỗi; đừng cố gắng giải thích về sự tức giận của bạn. Hãy thừa nhận rằng bạn không chuyên nghiệp trong chuyện giải quyết những mâu thuẫn cá nhân.

Và nếu bạn vẫn quyết định đi gặp sếp, hãy vận dụng những nguyên tắc sau đây để cuộc trao đổi không diễn ra theo hướng bất lợi cho bạn.

Bạn nên:

• Suy nghĩ từ quan điểm của công ty
• Đề ra các hướng thu hẹp khoảng cách giữa bạn và đồng nghiệp.

Không nên: Hấp tấp.

Sự khó chịu, nóng giận của bạn chắc chắn là có nguyên nhân, tuy nhiên bạn phải bình tĩnh và chuyên nghiệp hơn khi giải quyết mâu thuẫn.

Chúc bạn giao tiếp thành công!

Chuyên gia Võ Bá Đức, nguyên giảng viên môn Văn hóa ứng xử và giao tiếp - Trường Nghiệp vụ du lịch và khách sạn TP. Hồ Chí Minh.

Xin hỏi chuyên gia, nội dung thư điện tử trao đổi với khách hàng có phải là “tài sản của công ty” không? Vì sao?

Chúng ta có nên thay đổi cách xưng hô chú, bác, dì, cậu, con, cháu trong công sở không? Nếu thay đổi thì nên gọi như thế nào cho phù hợp?

Tôi thấy có một số người dường như là có tài ăn nói, giao tiếp bẩm sinh. Họ dễ dàng tiếp xúc với những người xa lạ và lập tức có thể hoàn toàn thoải mái trò chuyện. Tôi thường có tâm lý không thoải mái, khó giao tiếp với người lạ khi tham gia các buổi tiệc với khách hàng, đối tác. Xin chuyên gia gợi ý cách để tôi có thể tự tin giao tiếp hơn khi đi dự sự kiện.

Chuyên gia vui lòng cho biết, người trực tổng đài ở mỗi công ty có nên là người ở địa phương hay không, để có được giọng nói chuẩn ở địa phương đó. Ví dụ công ty ở TPHCM thì tổng đài viên phải là người Nam bộ, không nên là người Bắc, Trung hoặc nói giọng Bắc, Trung?

Là một lãnh đạo doanh nghiệp, tôi khá phân vân với việc có nên xây dựng việc khen thưởng cho các nhân viên trở thành một nét văn hóa doanh nghiệp không thưa chuyên gia và làm thế nào để có được sự công bằng khi khen thưởng?

Từ trước đến giờ tôi thường nghe nói về tác động tích cực của văn hóa doanh nghiệp. Xin hỏi chuyên gia, liệu có những mặt tiêu cực không và thế nào là một doanh nghiệp có văn hóa tiêu cực?

Người trợ lí đáng tin cậy của tôi đã phóng đại phần kinh nghiệm trong sơ yếu lí lịch của anh ta. Giải pháp rõ ràng nhất là sa thải những kẻ dối trá, nhưng liệu đây có luôn là cách tốt nhất không, thưa chuyên gia?

Xin chuyên gia cho biết một số kỹ năng đặt câu hỏi trong đàm phán và thương lượng?

Trong Công ty tôi, người trẻ chiếm đa số nguồn nhân lực. Họ là lực lượng có sức khỏe, tuổi trẻ, làm việc nhiệt tình và là sức mạnh tương lai của doanh nghiệp. Tuy nhiên họ lại chưa chủ động tự phát huy hoặc căn bản không muốn phát huy. Là quản lý, người lãnh đạo, tôi cần phải làm gì để khơi dậy sự tích cực của đội ngũ này thưa chuyên gia?

Tôi và đồng nghiệp cùng một vị trí, trách nhiệm công việc như nhau. Nhưng gần đây tôi mới biết rằng lương của người đó cao hơn mình. Xin chuyên gia cho biết tôi có nên thẳng thắn nói chuyện với sếp về việc này cùng yêu cầu muốn được tăng lương hay không?

Xin chuyên gia cho biết ảnh hưởng của văn hóa doanh nghiệp đến hành vi của nhân viên như thế nào?

Tôi làm công tác trực tổng đài ở công ty và thỉnh thoảng gặp phải những cuộc điện thoại phàn nàn, giận dữ của khách hàng. Xin chuyên gia mách nước cách xử trí để vượt qua cơn giận của khách hàng?